Polityka prywatności dotycząca przetwarzania danych pracowników, kontrahentów oraz osób przez nich zatrudnionych

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły HELM Polska sp.z.o.o. (dalej zwana „Helm”) swoje dane osobowe, w tym swoich kontrahentów i ich pracowników, klientów i ich pracowników, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo. Niniejsza polityka prywatności nie ma zastosowania do przetwarzania danych w ramach naszej strony internetowej (www.helmpolska.com). Aby dowiedzieć się więcej na temat przetwarzania danych związanych ze stroną internetową, prosimy zapoznać się z polityką prywatności, znajdującą się pod adresem:  https://www.helmpolska.com/pl/polityka-prywatnosci/.

W niniejszej polityce przedstawiamy obowiązujące w Helm zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest HELM Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie 02-672, ul. Domaniewska 42, posługująca się numerami: NIP: 525-182-09-09, REGON: 012698801, KRS: 0000023594.

W sprawie z zakresu przetwarzania indywidualnych danych osobowych, można skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: hps@helmpolska.pl.

W zakresie danych osobowych klientów lub ich pracowników, oraz kontrahentów lub ich pracowników, współadministratorem danych jest HELM AG z siedzibą w Hamburgu.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Helm to firma z branży chemicznej specjalizująca się w sprzedaży i dystrybucji szerokiej gamy substancji chemicznych i środków ochrony roślin oraz marketingu farmaceutyków (włączając wyroby medyczne). Realizując swoje cele biznesowe Helm przetwarza dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzaniaPodstawa prawna oraz okres przechowywania danych
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pracodawcy, numer telefonu, stanowisko w firmie, NIP, PESEL.art. 6.1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.
Rozpatrywanie skarg i reklamacji: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pracodawcy, numer telefonu, stanowisko w firmie.art. 6.1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pracownika, numer telefonu, stanowisko w firmie, NIP, PESEL, wizerunek.art. 6.1 lit. lit. f RODO

Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń.
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pracodawcy, numer telefonu, stanowisko w firmie, NIP, PESEL, wizerunek.Art. 6.1 lit. c RODO

Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.
Prowadzenie statystyk: imię i nazwisko, adres e-mail, adres pracownika, numer telefonu, stanowisko w firmie, NIP, PESEL.Art. 6.1 lit f RODO

Do czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych.
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej: imię i nazwisko, adres pracodawcy, pozycja w firmie.Art. 6.1 lit. f RODO

Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach.
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej: imię i nazwisko, e-mail adres, adres pracownika, numer telefonu, stanowisko w firmie, NIP, PESEL.Art. 6.1 lit. a RODO

Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Helm i związanych z nimi roszczeń (do 6 lat od odwołania zgody).
Prowadzenie rekrutacji: imię i nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania, numer telefonu, PESEL, wykształcenie, wizerunek, wiek.Art. 6.1 lit. a, lit. c i lit. f RODO

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami: imię i nazwisko, wiek, wizerunek.Art. 6.1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO
Art. 9.2 lit. b RODO

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Helm może ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • Spółkom z Grupy HELM AG z siedzibą w Hamburgu ,
  • osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym współpracującym z Helm konsultantom, tłumaczom, prawnikom w zakresie usług świadczonych na rzecz klientów Helm,
  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym Helm w prowadzonej działalności na jej zlecenie,
    w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, firmom kurierskim.
  • podmiotom audytującym naszą działalność,
  • podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z Helm w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Helm i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
  • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Helm przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych.

Jeśli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych osobowych, masz prawo się wycofać w każdej chwili.

Każda osoba ma prawow dowolnym momenciewyrazić sprzeciw, z przyczyn związanych z jej konkretną sytuacją, wobec przetwarzania jej danych osobowych w celu realizacji uzasadnionych interesów opartych na art. 6.1 lit. f RODO.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą są zawarte w art.12 – 23 RODO.

Przekazywanie danych osobom trzecim.

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), czyli w taki sposób, żeby w wyniku automatycznego przetwarzania danych osobowych,  mogły zostać podjęte jakiekolwiek decyzje lub inne skutki prawne, które miałyby znaczący wpływ na naszych klientów, kontrahentów i ich pracowników.